Deductibilitatea cheltuielilor cu servicii intra-grup si dosarul preturilor de transfer

Majoritatea entitatilor parte din grupuri de companii locale sau multinationale au nevoie de anumite servicii pentru o buna desfasurare a activitatilor operationale, indiferent daca este vorba de servicii administrative, tehnice sau comerciale.

In general, aceste servicii sunt servicii cu valoare adaugata redusa ce se presteaza de la nivelul sediului central al grupului si se factureaza celorlalte companii din grup.

Sunt considerate servicii cu valoare adaugata redusa serviciile care au natura de suport, nu fac parte din activitatea principala a grupului, nu implica asumarea unor riscuri substantiale.

Companiile independente care au nevoie de aceste tipuri de servicii le pot obtine de la un prestator de servicii specializat sau, in unele cazuri, companiile independente ar putea efectua acele activitati (servicii) pe cont propriu.

Pe de alta parte, o companie, membra a unui grup, care are nevoie de astfel de servicii poate sa le achizitioneze fie de la companii independente, fie de la parti afiliate.

In cazul in care la nivelul grupului se presteaza sau se primesc servicii intra-grup, pentru a preveni posibilele riscuri fiscale, trebuie acordata o mare atentie prevederilor legale si practicii din inspectiile fiscale fiind indicat sa se tina cont de cateva aspecte cheie.

Dovedirea necesitatii, beneficiilor si prestarii in fapt a serviciilor achizitionate de la parti afiliate si dosarul preturilor de transfer

Legislatia fiscala (i.e. Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal si Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala) prevede obligativitatea contribuabililor de a prezenta documente prin care sa se dovedeasca prestarea in fapt si necesitatea achizitiei serviciilor de la parti afiliate.

Astfel, in primul rand companiile trebuie sa poata dovedi ca serviciile au fost efectiv prestate si ca sunt necesare pentru activitatea operationala a acestora (testul beneficiului).

Este important de mentionat faptul ca dosarul preturilor de transfer nu constituie si nu trebuie vazut ca reprezentand o documentatie care dovedeste necesitatea si prestarea in fapt a serviciilor.

Prin urmare, dovedirea necesitatii si prestarii in fapt a serviciilor trebuie sa constituie o documentatie separata de dosarul preturilor de transfer cu atat mai mult daca cheltuielile aferente serviciilor intra-grup au fost tratate ca fiind deductibile fiscal.

Costurile de actionar nu sunt deductibile

De asemenea, in cazul costurilor legate de servicii ce tin de nevoile actionarului (i.e. costuri cu activitatile de audit desfasurate in beneficiul actionarului) acestea nu ar trebui sa fie refacturate societatilor din grup de catre compania mama, deoarece o parte independenta nu ar fi dispusa sa plateasca pentru asemenea servicii. Aceste costurile ar trebui suportate si alocate la nivelul actionarului.

In acest sens, costuri ale actionarului sunt considerate:

a) costuri legate de structura juridica a companiei mama, cum ar fi intalniri ale actionarilor companiei mama;

b) costurile aferente obligatiilor de raportare (inclusiv raportarea financiara si auditul) ale companiei mama;

c) costurile ocazionate cu conformitatea companiei mama cu legislatia fiscala relevanta;

d) costuri care sunt auxiliare managementului grupului ca intreg.

Verificarea duplicarii serviciilor intra-grup

Serviciile care ar putea fi efectuate cu resurse interne sau care sunt deja externalizate de la o terta parte nu ar trebui sa fie achizitionate si de la o alta companie din cadrul grupului pentru a evita duplicarea acestor servicii.

De exemplu, daca o companie externalizeaza o serie de servicii de la o terta parte insa plateste facturi catre o parte afiliata pentru exact aceleasi tipuri de servicii ori daca o companie parte dintr-un gup plateste facturi pentru diferite servicii (IT, resurse umane, contabilitate etc.) catre o parte afiliata, dar in acelasi timp compania are departamente specializate care efectueaza aceleasi tipuri de servicii – in aceste doua situatii se genereaza o potentiala problema de duplicare.

Documentele necesare pentru sustinerea deductibilitatii serviciilor intra-grup

Pentru a dovedi necesitatea serviciilor intra-grup se recomanda prezentarea de documente justificative precum organigrame si fise de post.

Pentru a se dovedi prestarea in fapt a acestor servicii se recomanda prezentarea de documente justificative precum rapoarte de activitate, prezentari, e-mail-uri, cereri de intalniri / convorbiri telefonice, minute ale intalnirilor.

Pentru a dovedi beneficiile aduse de achizitia acestor servicii se recomanda prezentarea de indicatori economici si comerciali si evolutiile acestora.

Prin urmare, daca fie nu se poate justifica niciuna dintre situatiile expuse mai sus, fie nu se poate justifica necesitatea, beneficiul si prestarea in fapt a serviciilor pe care compania parte din grup le-a primit exista riscul ca autoritatile fiscale sa poata clasifica costurile aferente acestor servicii drept cheltuieli nedeductibile.

Documentarea necesitatii si prestarii in fapt a serviciilor intra-grup se face printr-o documentatie separata de dosarul preturilor de transfer.

Un articol scris de Stefania Manolache, Consultant si Viorel Sbora, Partener, ATIPIC Solutions – companie specializata exclusiv in consultanta de preturi de transfer si asistenta la documentarea si sustinerea deductibilitatii serviciilor intra-grup.